Un elemento vital para las empresas es el de contar con un sistema de compras, y no me refiero a una aplicación en sí, sino a la definición de todo el proceso. Un sistema se define como un «conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente contribuyen a determinado objeto» (Real Academia Española). Con esta definición, podemos decir que un sistema de compras en un conjunto de actividades que funcionando de una manera coordinada que permiten realizar la mejor compra posible.

Toda empresa cuenta con su propio sistema de compras, el cual es establecido de acuerdo a los intereses y giro del negocio; la organización busca administrar de manera eficiente este proceso con la intención de reducir los costos, cubrir sus necesidades y con ello satisfacer al cliente. Pero de manera general se puede decir que todo sistema de compras debe cumplir con doce fases básicas para operar (Compras e Inventarios, 1995):

Fase

Descripción

Análisis de la demanda esperada.

Se estima que productos y en que cantidad el cliente podría adquiríos en el futuro.

Traducir la demanda en requerimientos.

Se evalúa la demanda y se determina lo que se requiere para satisfacer dicha demanda.

Analizar el stock disponible en la empresa.

Se analiza el stock existente y se resta al requerimiento para determinar la cantidad a comprar.

Elaborar un plan de compras.

Se elabora una estrategia de compra y se determina que comprar, cuanto comprar y cuando comprar.

Investigación de Proveedores.

Dependiendo de los productos a adquirir, se buscan proveedores que puedan surtir dicha mercancía.

Selección de mercancías.

Se selecciona los artículos que se tiene intención de adquirir.

Evaluación de cambios o nuevos productos.

Se analiza si se elimina alguno producto del catalogo o si se agregan nuevos productos.

Realizar acuerdos con los proveedores

Se negocia con los proveedores los costos y volúmenes de compras, los tipos de descuentos, y las condiciones en las que se debe celebrar el intercambio comercial.

Colocación de órdenes de compra.

Se realiza la orden de compra a los proveedores seleccionados.

Seguimiento a los pedidos.

Se lleva un monitoreo de los pedidos, buscando asegurar que se cumplan los acuerdos.

Recepción y validación de la mercancía recibida.

Se recibe la mercancía por parte del proveedor y se confirma que el pedido llegue de acuerdo a lo solicitado.

Resguardo de la mercancía en almacén o sucursal.

Se le da entrada a la mercancía recibida y se coloca en el almacén o sucursal.

 

Cada una de estas fases implica una serie de complejidades que deben estar bajo supervisión constante. Y es precisamente aquí donde las bases de datos juegan un rol principal en el almacenamiento de los datos en cada una de las etapas anteriormente mencionadas, ya que proveen datos que serán transformados en información para la toma de decisiones.

La siguiente imagen resume lo anteriormente descrito:


Fuente imagen: http://www.monografias.com/trabajos61/gestion-compras-manejo-inventarios/gestion-compras-manejo-inventarios3.shtml

 

Ahora te describiré de manera general la interacción existente entre cada una de las fases y la base de datos.

Todo inicia con la obtención de los datos históricos de venta –Si es que se tienen- y con dichos datos se procede a procesarlos con una serie de algoritmos que permitirán determinar de cierta manera como se comportarán las ventas en el futuro –Pronóstico- con lo que se podrá determinar con exactitud que requerimos para cubrir la demanda, ya sea en productos terminados o materias primas, dependiendo del giro del negocio. Ya que se tiene claro lo que se requiere, se obtiene de la base de datos la existencia en almacén, se compara y se determina lo que realmente se requiere comprar.

En el plan de compras se evalúa el pronóstico de ventas y se determinan que, cuanto y cuando hay que comprar. Cuando se conoce el que comprar, se toma la información de los proveedores de la base de datos para determinar cual de ellos puede cubrir nuestro requerimiento.

Para realizar la orden de compra –Se captura por sistema-, se toma los datos obtenidos en la fase anterior y se le envían al proveedor, quien las recibe y después de un determinado plazo de tiempo nos entrega la mercancía; entonces se compara lo que nos entrega el proveedor con los datos que conformaron la orden de compras y verifican si existen diferencias o no con el pedido original. Una vez que se recibe la mercancía se captura en la base de datos el ingreso y con ello se aumenta el inventario también en la base de datos.

Es en este último punto en donde el proceso de compras interactúa con el proceso de inventarios, del cual hablamos la sesión pasada.

Fuentes de consulta

Compras e Inventarios. (1995). Madrid, España: Díaz de Santos S.A.

Real Academia Española. (s.f.). Diccionario de la Lengua Española. Recuperado el 27 de 07 de 2012, de http://www.rae.es: http://lema.rae.es/drae/?val=Sistema