Toda empresa que se dedique al intercambio de productos o servicios debe de expedir facturas como comprobantes fiscales ante hacienda con la finalidad de asegurar la integridad y autenticidad de dichas operaciones siempre y cuando superen los 4 millones de pesos anuales sin importar si son personas físicas o morales.

En México a partir del año 2011 toda empresa deberá expedir este documento de manera electrónica, así que de acuerdo a nuestro interés – el de la asignatura-, se debe contar con una base de datos que permita almacenar dicha información.

Cabe aclarar que no deberá ser considerado una base de datos aislada, sino que en el mejor de lo casos debe formar parte de una base de datos integrada o en el peor de los casos que se comunique a través de interfaces de datos con otras bases de datos, aunque desafortunadamente existen bases de datos aisladas todavía.

Veamos el siguiente diagrama donde se muestra la manera en como se relaciona el sistema de facturación con el resto de los sistemas.



Esquema básico de un sistema de facturación.

Toda factura debe contar con una serie de datos que de manera obligatoria se deben mostrar tales como datos que identifica al quien provee la factura y de quien la recibe, así como el detallado de lo que ampara la factura, donde se incluye el producto o servicio, precio unitario, e descuento en caso de que aplica, el subtotal, el IVA y el total. También se incluyen datos inherentes a la factura tales como número de factura, fecha de factura, condiciones de pago, etc.

Estos datos lo proveen los distintos sistemas, por ejemplo, el sistema de ventas proveerá todo el detalle de la factura y del sistema de inventario se obtiene las descripciones de lo que ampara la factura. Los datos del cliente los provee la base de datos donde se almacenen los datos correspondientes al cliente –Este pudiera ser el sistema de ventas o algún otro-. Los datos generales de quien expide la factura, generalmente se almacenan en una tabla de configuración de la aplicación.

Los datos generales de quien expide la factura son: Razón Social, Registro Federal de Causantes, Domicilio fiscal y otros datos de contacto tales como Teléfonos, correo electrónico y página web.